报价单怎么写？外贸报价单模板必含的 7 行
客户要 formal quotation，业务员回了微信单价截图，出运前才被追贸易术语和有效期。报价单怎么写？把外贸报价单 7 行字段和 3 行脚注写死，价目表别再冒充出口报价单。下面是我们团队现在在用的外贸报价单模板。
青岛一家健身器材配件厂，业务员给客户发了微信单价截图。客户当正式报价做了 形式发票；货到港前追问 FOB 还是 CIF、Validity 几天，整单重谈，排产时间浪费，改单成本远高于运费差价。
问题不在那个业务员。很多团队没有统一的报价模板，每个人发出去的格式都不一样——微信截图、Excel 价目表、邮件正文里的价格，客户那边收到的是不同版本，挑一版最有利的来谈。
报价单不是把数字发出去就算完。下面是我们团队现在在用的报价单规范。
本文目录
你可以直接跳到关心的问题：
一、价目表截图能不能当外贸报价单用？
二、报价单怎么写才算齐？少哪一行会出事？
三、认证费、关税、样品脚注不写，谁买单？
四、外贸报价单模板怎么锁版本？改价要不要换单号？
一、价目表截图能不能当外贸报价单用？
用价目表截图回复客户 "please send your best price"，对方常默认条款也谈完了。其实只对过一个数字。价目表可以挂目录；外贸报价单必须对着这一单的数量、交期、术语写。进 PI报价单 / 形式发票 / 外贸PI 时，字段还得跟报价单对得上。
曾有一个客户，周一收到微信单价，周三收到 Excel 价目表，周五收到 PI。客户挑最有利的版本来谈，工厂再解释“那只是参考”，折扣已谈掉了近两成。
后来我们定了条规矩：对外只认带单号的 PDF 外贸报价单。内部 Excel 作为 quotation模板使用，导出前锁定版本，不把可编辑的 Excel 直接发给客户。
少写「文件类型」这一步，后面争的不是折扣，是以哪一版为准。邮件来回多出四五封，销售和单证各存一版，对账时再对齐就得花半小时以上。报价只是出口里的一环，见 一份完整的外贸出口流程。
二、报价单必含的七行字段
少写一行，后面争的不是折扣，是 "当初有没有约过"。这是我们定的 报价单必含项 / 外贸报价格式：
| 行 | 写什么 | 不写会怎样 |
|---|---|---|
| 1～3 | 英文品名+SKU、规格包装、数量单位 | 验货时双方标准不一致，样品和运费先行损失 |
| 4 | Incoterm + 地点 | 只写 FOB，内陆费和装运港扯不清 |
| 5 | 单价+币种+是否含纸箱/内陆 | 买方按不含包装的价格理解，出运前追加包装费容易被认定为修改报价 |
| 6 | 交期天数 + 起算点 | 买方按询价日、卖方按定金日，交期必吵 |
| 7 | 付款方式 + Validity | 三周后按旧价下单，卖方只能接受旧价格或重新谈判 |
去年有个跟单只写了“lead time 25 days”。买方按询价日起算催货，工厂按定金日起算，半个月后客户直接砍单，已开的模具费全部作废。
所以我们现在：交期必须写成 "25 days after deposit and artwork confirmation"；Validity 默认 7～14 天，运价波动阶段不写 30 天。
照抄结构改数字：
- 品名写 "Rubber dumbbell handle grip, SKU DG-08"，别写 "fitness accessory"。
- 规格含尺寸、材质、颜色、pcs/ctn。
- 未达 MOQ：写清 "MOQ 500 pcs; this quote based on 300 pcs, unit price +8%"。
- 术语别只写 FOB，见 FOB和CIF区别是什么。
买方只要 "budget quotation" 时，规格可以压成一行，但第 4、6、7 行不能砍——砍了就又变回微信截图。
平台 RFQ 只要价不要规格，先过 平台RFQ只要报价不给规格。
后来我们定了条规矩：审单时第 4、6、7 行必查；缺 Validity 或付款条件的 出口报价单，一律退回。七行齐了，客户要砍价，争论点才会落在折扣和交期，而不是补字段。字段标准化之后，新人填单从约 30 分钟压到约 10 分钟——省的是事后返工，不是模板本身。
三、脚注三行：认证费和关税归属，出运前最容易出纠纷的三项
以上七行覆盖了报价单的主要条款。认证费、关税假设、样品政策这三项，是出运前容易被忽略的成本项。第三方实验室出具的报告，费用通常是几千美金。脚注没写，客户默认包含在报价里，账单到了再解释，通常只能接受。
现在团队的默认做法是：脚注固定三行——
- "testing & certification for buyer's account unless agreed"
- 接 DDP 前写清 "duties & import clearance by buyer"；FOB 也写一句 ocean freight for buyer's account
- 样品收费与否、运费谁出、大货能不能抵扣，书面说清
脚注写了但邮件正文和附件 PI 各写一套，等于没写。发出前对齐标题、正文、PDF 三处；不一致不许发。对财务对账来说，Validity 和付款也是高频项——缺这两行，月底销售和财务各拿一版 PDF，对账先花半小时。
四、外贸报价单模板怎么锁版本？改价必须换单号
以下数字仅作示例。字段顺序固定后，审单时核对第 4、6、7 行即可判断主要风险。
Quotation No. Q-2026-0727
Date: 27 Jul 2026
Validity: 14 daysProduct: Stackable storage box, SKU SB-12Spec: PP, 30×20×15 cm, clear, 12 pcs/ctnQty: 2,000 pcsIncoterm: FOB NingboUnit price: USD 1.85 / pc (export carton included; inland to Ningbo included)Lead time: 25 days after deposit and artwork confirmationPayment: T/T 30% deposit, 70% before shipment
Notes: Third-party testing for buyer's account. Ocean freight not included under FOB.
曾有一单，同一个报价单号在一天内修改了四次。客户挑了最便宜的一版下单，工厂已按最新规格投料。两份文件对不上，差价全部由工厂承担。所以我们现在：改价必须换 Quotation No.，邮件列变更点；同一单号改到第三版还锁不住，先停手判断是不是套价。
CPT 场景见 CPT是什么贸易术语。管理层抽查时，核对第 4、6、7 行即可判断这份 外贸报价单模板 能否发出。
如果团队还没有统一的 外贸报价单模板，不必等产品库全部整理完。明天要报的那一单，先把七行加三行脚注填进去，发出去前让主管过一眼第 4、6、7 行。按这个流程执行一周左右，出口报价单的格式就能稳定下来。
发出后怎么追，见 报价发出去一周没回音，追还是放弃。
常见问题
Q：报价单和形式发票（PI）有什么区别？
报价单用于条款确认阶段，用来明确商业条件；形式发票 / PI报价单更接近确认后的订单草稿，可加订单号和唛头。两边不一致时，以双方较晚且书面确认的版本为准。
Q：外贸报价单怎么写？必含项有哪些？
按上面七行：报价单必含项覆盖品名规格数量、Incoterm + 地点、单价币种、交期起算、付款与有效期；再加认证费、关税假设、样品政策三行脚注。缺项就别当可执行报价发出。
Q：客户只要 price list 不给规格，报不报？
规格不清时，不宜给出可执行 外贸报价单。先补规格，或标注 "budgetary only, not binding"。详见 平台RFQ只要报价不给规格。
Q：出口报价单用 Excel 还是 PDF？
对客优先 PDF。内部 Excel quotation模板 导出前锁定版本与有效期。
Q：报价单可以改几次？
可以改，但每次须换单号并说明变更点。改到第三版还锁不住条款，先停手评估客户是不是在套价。
