外贸报价单怎么做？PI和Quotation的5个区别，报错亏2万
外贸报价单里，很多团队把 Quotation 和 PI 当成同一份文件发出去。两者用途、约束力和付款触发点不同，报错文件类型常会拖成交期、改舱和重谈条款。下文用五处对照说明先发哪一份更稳，并附可复制英文确认句。
外贸报价单发出去之后，客户常会回一句 "pls send PI"。不少业务员把刚发过的 Quotation 改个文件名再发一遍，对方却按形式发票去走付款和订舱，两边对不上账。
问题通常不在数字算错，而在文件类型用错。Quotation 更偏报价确认，PI（Proforma Invoice / 形式发票）更接近付款与出运前的对账底稿；两者混用，后面改单、改舱和重谈条款的成本会一起上来。
下面先分清 PI 和 Quotation 是不是同一份，再用五处对照卡死差异，最后说明客户要报价时先发哪一份更稳。
本文目录
你可以直接跳到关心的问题：
一、外贸报价单里，PI和Quotation常被当成同一份吗？
二、PI和Quotation的5个区别分别卡在哪？
三、报错文件类型会带来哪些真实损失？
四、客户要报价时，先发哪一份更稳？
一、外贸报价单里，PI和Quotation常被当成同一份吗？
很多工厂把 "Quotation"、"报价单"、"PI"、"形式发票" 写在同一个文件夹里，发出去也用同一套字段。客户口头说 "send me your quote"，业务员直接回一份标着 Proforma Invoice 的 PDF；或者客户已经同意价格、要付定金，业务员仍只发一页 Quotation报价，对方财务拒收。
可以这样判断：Quotation 回答的是“按这套条件，单价和条款是什么”；外贸 PI 回答的是“按这套条件，付款、数量和出运前对账以哪一版为准”。两者可以字段接近，但用途和约束力不同，不应默认成同一份。
内部协作上也要分开存档。采购谈判阶段只改 Quotation 版本号；一旦进入定金或开证，财务和跟单只认最新 PI 号。混用同一文件名时，改价邮件里会出现 "按上周那份"，双方各执一版。
建议在对外邮件主题和文件名里写清类型，例如 Quotation-QT250901 与 PI-PI250915，避免客户把参考报价当成可付款文件。字段怎么写齐，见 报价单怎么写。这里只讲文件类型的选择。
二、PI和Quotation的5个区别分别卡在哪？
PI 和 Quotation 的区别，通常体现在五个地方：文件用途、商务约束力、是否触发付款、改价规则，以及客户内部怎么流转。对照如下。
| 对照点 | Quotation / 报价确认 | PI / 形式发票 |
|---|---|---|
| 用途 | 询价阶段给正式报价，方便比价和对条款 | 意向确认后，作为付款与出运前对账底稿 |
| 约束力 | 多为报价邀请回应，受报价有效期约束 | 买卖双方常按该版对数量、价、术语、付款执行 |
| 付款触发 | 一般不直接用于银行汇款或开证申请 | 客户财务常用 PI 申请定金、T/T 或 L/C |
| 改价规则 | 有效期内可重发新单号；过期需明确作废旧版 | 改一条就要换 PI 号，并注明取代哪一版 |
| 客户内部流转 | 采购 / 工程师比价用 | 采购确认后交给财务、跟单和货代 |
出口报价阶段如果还在比规格和交期，应先锁 Quotation；对方口头确认数量并要账户信息时，再升到 PI报价单。不要在邮件里把两种文件名混写。
还有一个实操边界：Quotation 可以在有效期内小幅澄清脚注；PI 一旦发出，任何数量、单价、Incoterm、付款比例变动都应换新单号，并在正文写清取代关系。否则客户财务已按旧 PI 走审批，工厂却按口头新价排产，对账缺口会拖到装柜前才暴露。
客户催 "send PI now"、但规格仍未对齐时，可先用英文确认阶段：
Hi [Name],
Happy to issue the Proforma Invoice once quantity, Incoterm, and payment terms are confirmed.
For now I'm attaching Quotation [QT-No.] valid until [date]. Pls confirm the lines marked in yellow, then we'll send PI within 1 working day.
Best regards,
[Your name]
三、报错文件类型会带来哪些真实损失？
报错类型的损失，常见不是 "单价低了一点"，而是流程被打乱后的连带成本。
一类是把 Quotation 当 PI 发出去。客户财务按参考报价申请汇款，银行或内部审批要求 PI 号、受益人信息和完整付款条款；文件被退回，定金晚到几天，工厂排产窗口错过，加急费和改船期费用叠加。另一类是询价阶段就发 PI。客户把形式发票拿去比价、转给多家供应商砍价，卖方还没锁规格，就被当成可执行承诺。
曾有一单灯具配件出口：业务员在规格未锁时直接发了 PI，客户按该版订舱意向并压价；工厂后来改包装与认证脚注，对方坚持按旧 PI 执行，重谈加改舱相关成本合计约 2 万人民币（单案说明，不是行业均值）。损失来自文件类型与阶段不匹配，而不是少写了某一行字段。
同类损失还会表现为：定金晚到导致原料锁价失效、货代按错误版本做订舱委托、以及客户内部把参考报价转给多家供应商继续砍价。这些成本分散在几天到两周里，业务员往往只看到“客户又改了一次”，不太会回头检查第一份文件类型有没有发对。
报价发出后若对方沉默，跟进节奏见 报价后客户不回复；交期被文件扯皮拖掉时，通知写法见 交期延误怎么通知。
四、客户要报价时，先发哪一份更稳？
客户要报价时，默认先发 Quotation，再按信号升到 PI。
建议按三条信号判断，控制在一轮邮件内完成分流：
- 规格 / 数量 / Incoterm / 付款仍有未确认项 → 只发 Quotation，有效期写清 7～14 天。
- 对方明确 "we confirm the offer, pls send PI for deposit" → 24 小时内发 PI，单号新开，脚注写 "This PI supersedes Quotation [QT-No.]"。
- 对方只要更快的数字、不愿确认条款 → 仍发 Quotation，并在正文说明 PI 需条款确认后出具；不要为催单提前发形式发票。
升到 PI 时可套这句：
Hi [Name],
Thanks for confirming. Attached is Proforma Invoice [PI-No.] based on Quotation [QT-No.].
Pls use this PI for your deposit / L/C application. Any change on qty, price, or Incoterm will require a revised PI with a new number.
Best regards,
[Your name]
团队内部可定一条硬规矩：未确认数量与付款前，对外默认只发 Quotation；PI 必须由业务员在系统或文件夹里单独新建，禁止把 Quotation PDF 改扩展名或改标题冒充。一周内若同一客户累计超过两版未作废文件，先清版本再谈价。
先发哪一份，关键是先对齐阶段，再对齐数字。压价场景下的回法，见 客户说别家便宜。
常见问题
外贸报价单一定要先做 Quotation 再做 PI 吗？
多数出口场景建议如此。询价和比价阶段用 Quotation；数量、术语、付款确认后再出 PI。极少数老客户固定流程只要 PI，也应在邮件里写清 "PI issued upon confirmed terms"，避免未锁规格就触发付款文件。
PI 和形式发票是不是一回事？
日常沟通里，PI、Proforma Invoice、形式发票通常指同一类付款前对账文件。与 Commercial Invoice（商业发票）不同：后者多在出运后开具，前者在出运前用于确认与付款申请。
客户只要 Excel 单价表怎么办？
可以附价目表作参考，但对外仍应同时发带单号的 Quotation PDF，并在正文写明 "only the PDF quotation with document no. is binding"。避免多版本并存。
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